Din mening om kopi og printbranchen

Med dette indlæg håber vi på at få jeres holdning til kopi og printbranchen – med ukritiske øjne.

Som I allerede ved fungerer Visivo som rådgivere og ser primært alle de dårlige aftaler og bliver hurtigt farvet omkring branchen. Derfor kunne vi godt tænke os at høre slutbrugerens/kundens og kopi- printsælgerens holdning til branchen.

I kan kommentere og skrive alt det I har lyst til, sålænge det er på et professionelt plan. Vi forbeholder os derfor retten til at fjerne useriøse indlæg og blokere afsenderen om nødvendigt.

 

Spørgsmål til inspiration:

• Hvad er din generelle holdning til branchen?
• Bør man være påpasselig på at indgå kontrakter?
• Har I selv erfaringer med useriøse kopiaftaler som I ønsker at fortælle nærmere om her?
• Har I gode råd som I vil dele med andre læsere?
• Hvilke områder bør kopi- printsælgeren blive bedre til at forstå?
• Hvem har skylden for en dårlig aftale? Sælger eller firmaet bag sælger?

Ovenstående er blot ideer til jeres kommentarer. I er som sagt velkomne til at skrive det som falder jer ind, sålænge det er skrivet på en sober måde.

For at undgå spam og holde “useriøse væk”, beder vi jer indtaste navn og e-mail før jeres kommentar vil blive publiceret.

På forhånd tak for jeres interesse.

 

Med venlig hilsen

 

Visivo

Kopierer mio af skattekroner væk

Rådhuse, plejehjem og skoler betaler op mod 100 gange prisen for en kopimaskine

Christine Brasch Andersen 
Lisa Ioannou

 

De ældre kommer ikke i bad, vuggestuebørnene må nøjes med det gamle legetøj og skoleeleverne får ingen vikar, hvis læreren er syg.

I mange kommuner kunne situationen være anderledes, hvis ikke de kastede anselige millionbeløb direkte i gabet på sultne og dybt udspekulerede kopimaskinesælgere, der lever af at snyde offentligt ansatte uden forstand på økonomi.

Ekstra Bladet har fået aktindsigt i kommunernes leasingkontrakter på kopiområdet og efterfølgende fået konsulenter fra firmaet Visivo til at gennemgå dem.

I gennemsnit bruger kommunerne over en kontraktperiode 1,1 millioner kroner mere, end udstyret er værd. Det svarer til mere end 100 millioner kroner på landsplan, skønner direktør Henrik Lundsholm, der gennem firmaet Visivo rådgiver kommuner og private, når de skal forhandle nye kopikontrakter.

– Den samme maskine bliver solgt for 30.000 kroner et sted og 175.000 kroner et andet. Der er en kæmpe ulighed i indkøbspriserne, siger han.

Usexede kopimaskiner

En kontrakt løber typisk over fem år, men allerede efter et år eller to vil sælgeren opfordre til en ny forhandling. Herefter får kommunen nogle nye maskiner, som de skal afdrage på, men de slipper ikke for at afdrage på de gamle, selv om de havner i et helt andet firma.

På trods af, at kopierne er en stor udgiftspost, bliver området prioriteret meget lavt i kommunerne.

Det er de såkaldte All-in aftaler, der er de farligste. Her betaler man en stykpris pr kopi og bliver samtidig tvunget til at betale for et minimumsforbrug, der ligger langt højere end det reelle forbrug.

– Jeg kan ikke advare nok mod All-in aftaler! Ingen har overblik over, hvor mange kopier, der bliver taget. Jo større stedet er, des mindre er overblikket, og det udnytter sælgerne, siger Henrik Lundsholm.

Flere steder i landet er politiet nu i gang med at efterforske bedragerianmeldelser mod kopileverandører eller de leasingselskaber, der finansierer købet.

Kun en håndfuld kommuner har meddelt, at de ikke leaser kopiudstyr, men derimod køber det kontant.

 

 

Styring af indkøb og udgifter

En kopimaskine eller printer er for mange en ret “kedelig” ting, som bare skatl virke, når man vil printe eller kopiere.

Derfor er det færreste som har en effektiv styring af ressourcer og udgifter indenfor netop kopi og printdriften.

Dette kan blive en dyr affære at undlade, og derfor tilbyder vi alle interesserede at teste EcoWatch til at styre netop indkøbsbehov og udgifter inden for jeres kopi og print.

Ring på telefon 31 11 50 50 eller besøg os på www.visivo.dk for flere oplysninger.

Har I en indkøbsstrategi?

Det lyder fornemt med en indkøbsstrategi, men groft sagt er der blot tale om en måde, hvorpå man kan sikre sig den bedst mulige udnyttelse af sine kopimaskiner og printere inden man køber ind igen.

Mange virksomheder, private såvel som offentlige, er kørt ind i en rutine hvor udstyret udskiftet hver 3 til 5 år. Det er både nemt og hurtigere.

Men hvis nu at det kun var 10% af kopimaskinerne som var modent for udskiftning, er det så ikke en unødvendig udgift i budgettet at skifte ud?

 

Når vi er ude rådgiver vi virksomheder i over halvdelen af alle tilfælde at udskifte en mindre andel af udstyret, men også udskifte det successivt. 

Dette kræver dog at virksomhedens kopi- printaftale er gearet til den slags, eller at man har valgt at købe ind kontant.

Ved at kunne omrokere ressourcer internt, vil I få muligheden for at genbruge udstyret i mindre krævende afdelinger, som gør at indkøbsbehovet forlænges. Dette betyder også at man får et mindre indkøbsbehov og dermed frigivet flere penge på kopi- og printdriften.

Visivo bidrager gerne med konsulentbistand i forbindelse med indgåelse af kopi og printanskaffelser, som sikrer at I bibeholder muligheden for at udnytte jeres udstyr bedst mulig og først gå i indkøb, når det er mest nødvendigt.

I flere af vores cases har virksomheder kunne køre 2-3 år på ren serviceaftale, efter endt leasingperiode på fx 4-5 år. 

 

Men, før man kan ressourceoptimere og flytte rundt på sine ressourcer kræver det alligevel en del indblik og viden. En stor del af denne viden kan I opnå ved at køre EcoWatch som drifts- og ressourceovervågning.

Læs mere på www.ecowatch.dk

Kopigigant snød fynsk bogtrykker

Af Ole Frank Rasmussen

Xerox forlangte en million kroner for leasing af maskine, der pludselig blev væk.

Bogtrykker Ebbe Tharking fra den lille østfynske by Ørbæk er en glad mand, og han er specielt glad for sin advokat Steen Jørgensen fra Bonnesen Tverskov i Odense.

Uden advokatens snu mellemkomst ville Ebbe Tharking i dag have skyldt Xerox i nærheden af en million kroner for en defekt farvekopimaskine.

Han tabte nemlig sagen om leje af maskinen i byretten, men har nu vundet den samme sag i landsretten.

Den overraskende vending i sagen skyldes blandt andet, at Xerox på forunderligvis havde fået maskinen til at forsvinde, da sagen gik i byretten, så Tharking ikke havde mulighed for at få en syns- og skønsmand til at dokumentere de åbenlyse mangler.

Gode sælgere

Farvekopimaskinen kører på netværk, så man kan trykke færdige layouts direkte fra computeren, og det så Ebbe Tharking gode forretningsmuligheder i, da han i 1998 fik besøg af et par sælgere fra Xerox.

-Sælgeren havde nogle meget overbevisende prøvetryk med, men sammen med den nye Xerox ankom problemerne for alvor. Trykkvaliteten kunne ifølge Tharking slet ikke leve op til det lovede, og Xerox sendte den ene tekniker ud efter den anden for at kigge på problemet.

Det endte med, at Xerox udskød lejeaftalen, så Ebbe Tharking ikke skulle betale det første år.

Problemerne fortsatte, og i efteråret 2000 finder en ansat pludselig et afslørende dokument gemt under papirbakken sammen med en leasingaftale fra den forrige lejer.

– Der stod det sort på hvidt, hvilke fejl maskinen havde, og det var akkurat de samme, som den stadig led af, siger Ebbe Tharking.

Mareridt

Han mistede nu tålmodigheden og gav Xerox klar besked om, at de kunne hente maskinen.

 

Læs resten af artiklen her: http://www.fyens.dk/article/1004844:Erhverv–Kopigigant-snoed-fynsk-bogtrykker

 

Fyens: Branche med blakket ry

Af Ole Frank Rasmussen

Kopimaskine-branchen har stadig problemer, mener konsulentfirma og Grafik Arbejdsgiverforening

Det er ikke kun bogtrykker Ebbe Tharking, der som omtalt i avisen i lørdags, har haft uheldige erfaringer med den danske kopibranche.

Der er fortsat plads til forbedringer i branchen.

Den utvetydige melding kommer fra både Grafisk Arbejdersgiverforening og Jackie Vest Olsen, der er medindehaver af konsulentfirmaet Visivo, der blandt andet rådgiver Statens- og Kommunernes Indkøbsservice inden for kopi- og printmaskiner.

Advokat ansat

Firmaet har for to år siden fundet det nødvendigt at tilknytte en advokat for at hjælpe kunderne med indviklede lejekontrakter og juridiske krinkelkroge

Læs resten af artiklen her: http://www.fyens.dk/article/1005898:Erhverv–Branche-med-blakket-ry

 

 

Kan en serviceaftale forhandles? Ja det kan den…

Vi skal være de første til at indrømme at kopimaskiner og printere ikke er enhver virksomhed kernefokus! De er nu heller ikke så interessante når det kommer til stykket – de skal bare virke, og når de ikke virker skal serviceaftalen sikre at udstyret hurtigt er oppe igen!.

… og herefter går fokus kopimaskinerne og printerne over på standby og man reagerer først når uheldet er ude.

Som uvildige rådgivere har vi erfaret, at vi primært bliver kontaktet når der enten er en “brand” eller ved indkøbssagerne.

Branden er typisk opstået da men er blevet gjort opmærksom på, at ens kontrakt er meget meget dyr, eller man er blevet fanget i en eller anden klausul, som stiller brugeren i en svær situation.

Af “brande” oplever vi typisk automatisk forlængende perioder, udstyr som bliver hentet efter endt periode, serviceaftaler som ikke overholdes, kopimaskiner eller printere som tit er nede og meget mere.

Når vi hjælper med at indgå indkøb og driftsaftaler, så sikrer vi os på forhånd mod alle disse “brande”, som vil opstå med tiden. “Hvad sker der hvis”….. “hvordan forholder vi os hvis”…  Der er mange spørgsmål som kan stilles med netop disse ord foran.

Dagens råd er derfor:

Forestil jer at serviceaftalen er en forsikring! Og tænk over hvordan I gerne vil være dækket hvis uheldet er ude.

Skriv alle spørgsmål ned og få leverandøren til at svare på dem! Få dem herefter indført i jeres serviceaftale, så I har dokumentation på det aftalte!

 

Kontakt os på www.visivo.dk eller ring på telefon 31 11 50 50, hvis I har behov for hjælp.

 

Restværdi og scrapværdi?

Mange kopiaftaler har indført en restværdi eller scrapværdi på deres kontrakt. Dog oplever vi at en del virksomheder har forskellige opfattelser af hvad det egentlig vil sige. 

Indeholder jeres leasingaftale eller andre kopiaftaler en restværdi/scrapværdi, betyder det at I ved aftalens udløb er forpligtet til, at betale det beløb, som restværdien andrager.

Det gælder uanset, om aftalen får lov til at løbe perioden ud, eller om den bliver ændret undervejs.

En restværdi/scrapværdi betyder desuden, at I overtager ejendomsretten over kopimaskinerne ved aftalens udløb. Dvs hvis udstyret ikke fejler noget, kan I fortsætte til ren servicepris i en periode på måske 2-3 år. 

Hvorfor skifte kopimaskiner eller printere uden grund?

Vi anbefaler alle kunder som gerne vil indgå en kopiaftale, at man tænker over hvad der skal ske med udstyret ved endt periode. Hvis I har en restværdi på max 10% vil det betyde, at I ikke bliver sat i en tvungen indkøbssituation, men selv kan vælge hvad I vil.

 

Husk, at en restværdi alt andet lige skal betyde en lavere ydelse i aftalen i forhold til en aftale uden restværdi.

 

Dette kan være svært at belyse efter aftalen er indgået. Derfor anbefaler vi indkøbere til altid, at få oplyst kontantpriser, herefter leasing med og uden restværdi. Så er tallene pludselig meget mere gennemskuelige og jeres udgangspunkt er solidt.

 

3 gode råd:

1. Få altid kontantpriser
2. Få herefter oplyst leasing med og uden 10% restgæld
3. Få altid en seperat serviceaftale med max 6 mdr opsigelse.

 

… og husk altid at beregne de totale minimumsudgifter i hele perioden da det er prisen for jeres kopimaskiner og printere. Ikke den isolerede sidepris eller månedlige drift!

 

 

 

Hvorfor skifte udstyret uden grund?

Som rådgivere ender vores analyser tit med det resultat, at indkøbsbehovet er langt mindre end først antaget inden man kontaktede os.

Dette er en generel tendens, at kopimaskiner og printere bliver udskiftet i een samlet omgang fordi det er nemmere og typisk også fordi at man får ny leverandør, eller fordi sælgeren mener det bedst kan betale sig.

Vi oplever meget meget sjældent at alle kopimaskiner og printere er udnyttet 100% og dermed klar til udskiftning. Derfor er vores råd at undersøge restlevetiden på jeres eksisterende udstyr, hvis nu den går på “seniorordning” som vi kalder det. Herved mener vi at en kopimaskine måske har ½ år tilbage af sin restlevetid, hvis den forbliver på det samme sted. Men, rykker man den rundt til en afdeling eller filial som har et mindre forbrug, så vil restlevetiden blive væsentligt forøget.

Og hvis nu kopimaskinen er betalt af, serviceprisen ok og stabiliteten ok hvorfor så give den gratis væk?

Når vi er ude som konsulenter installerer vi vores analyseværktøj EcoWatch, som netop måler på hvordan udstyret udnyttes og dermed også om denne er moden for udskiftning eller ej.

Læs mere om EcoWatch her!

Undgå at lave den fejl, som fanger 7 ud af 10 virksomheder i dyre indkøbsfælder!

“Visivo´s uvildige rådgivning hjalp os med, at sikre en sund kopi og printdrift. Udover at opnå en markant besparelse i både tid, indkøb og service, har vi opnået en yderst fleksibel aftale, som tilgodeser vores behov i hele aftaleperioden.

Morten Nielsen, IT Chef – NeuroSearch A/S

Undgå at blive fanget i urimelige kontrakter og dyre indkøb.

Visivo tilbyder at analysere jeres behov og tilbud med det formål, at klæde jer bedst mulig på, til at gå i udbud eller i forhandling med jeres leverandør. Alternativt kan I outsource projektet til os og dermed frigive tiden til jeres kerneforretning.Læs mere på www.visivo.dk (Her kan du også downloade vores gratis kopirapport)

 

Driftsovervågning – prøv det gratis i 30 dage.

Automatisk overvågning og alarmering 

EcoWatch™ er en uvildig online overvågning, som udover at analysere og synliggøre jeres behov og forbrug/udgifter, automatisk sikrer en konstant sund kopi og printdrift. Proaktivt via e-mail bliver I alarmeret, såfremt jeres fokus er påkrævet på enten kontrakter, inventar, forbrug eller udgifter. Herudover fremsendes automatisk rapporter og tælleraflæsninger til de rette kontaktpersoner.

Læs mere på www.ecowatch.dk