You are currently browsing the monthly archive for maj 2008.
Mange kopiaftaler har indført en restværdi eller scrapværdi på deres kontrakt. Dog oplever vi at en del virksomheder har forskellige opfattelser af hvad det egentlig vil sige.
Indeholder jeres leasingaftale eller andre kopiaftaler en restværdi/scrapværdi, betyder det at I ved aftalens udløb er forpligtet til, at betale det beløb, som restværdien andrager.
Det gælder uanset, om aftalen får lov til at løbe perioden ud, eller om den bliver ændret undervejs.
En restværdi/scrapværdi betyder desuden, at I overtager ejendomsretten over kopimaskinerne ved aftalens udløb. Dvs hvis udstyret ikke fejler noget, kan I fortsætte til ren servicepris i en periode på måske 2-3 år.
Hvorfor skifte kopimaskiner eller printere uden grund?
Vi anbefaler alle kunder som gerne vil indgå en kopiaftale, at man tænker over hvad der skal ske med udstyret ved endt periode. Hvis I har en restværdi på max 10% vil det betyde, at I ikke bliver sat i en tvungen indkøbssituation, men selv kan vælge hvad I vil.
Husk, at en restværdi alt andet lige skal betyde en lavere ydelse i aftalen i forhold til en aftale uden restværdi.
Dette kan være svært at belyse efter aftalen er indgået. Derfor anbefaler vi indkøbere til altid, at få oplyst kontantpriser, herefter leasing med og uden restværdi. Så er tallene pludselig meget mere gennemskuelige og jeres udgangspunkt er solidt.
3 gode råd:
- Få altid kontantpriser
- Få herefter oplyst leasing med og uden 10% restgæld
- Få altid en seperat serviceaftale med max 6 mdr opsigelse.
… og husk altid at beregne de totale minimumsudgifter i hele perioden da det er prisen for jeres kopimaskiner og printere. Ikke den isolerede sidepris eller månedlige drift!
Som rådgivere ender vores analyser tit med det resultat, at indkøbsbehovet er langt mindre end først antaget inden man kontaktede os.
Dette er en generel tendens, at kopimaskiner og printere bliver udskiftet i een samlet omgang fordi det er nemmere og typisk også fordi at man får ny leverandør, eller fordi sælgeren mener det bedst kan betale sig.
Vi oplever meget meget sjældent at alle kopimaskiner og printere er udnyttet 100% og dermed klar til udskiftning. Derfor er vores råd at undersøge restlevetiden på jeres eksisterende udstyr, hvis nu den går på “seniorordning” som vi kalder det. Herved mener vi at en kopimaskine måske har ½ år tilbage af sin restlevetid, hvis den forbliver på det samme sted. Men, rykker man den rundt til en afdeling eller filial som har et mindre forbrug, så vil restlevetiden blive væsentligt forøget.
Og hvis nu kopimaskinen er betalt af, serviceprisen ok og stabiliteten ok hvorfor så give den gratis væk?
Når vi er ude som konsulenter installerer vi vores analyseværktøj EcoWatch, som netop måler på hvordan udstyret udnyttes og dermed også om denne er moden for udskiftning eller ej.
Læs mere om EcoWatch her!
“Visivo´s uvildige rådgivning hjalp os med, at sikre en sund kopi og printdrift. Udover at opnå en markant besparelse i både tid, indkøb og service, har vi opnået en yderst fleksibel aftale, som tilgodeser vores behov i hele aftaleperioden.
Morten Nielsen, IT Chef – NeuroSearch A/S
Undgå at blive fanget i urimelige kontrakter og dyre indkøb.
Visivo tilbyder at analysere jeres behov og tilbud med det formål, at klæde jer bedst mulig på, til at gå i udbud eller i forhandling med jeres leverandør. Alternativt kan I outsource projektet til os og dermed frigive tiden til jeres kerneforretning.Læs mere på www.visivo.dk (Her kan du også downloade vores gratis kopirapport)
Driftsovervågning – prøv det gratis i 30 dage.
Automatisk overvågning og alarmering
EcoWatch™ er en uvildig online overvågning, som udover at analysere og synliggøre jeres behov og forbrug/udgifter, automatisk sikrer en konstant sund kopi og printdrift. Proaktivt via e-mail bliver I alarmeret, såfremt jeres fokus er påkrævet på enten kontrakter, inventar, forbrug eller udgifter. Herudover fremsendes automatisk rapporter og tælleraflæsninger til de rette kontaktpersoner.
Læs mere på www.ecowatch.dk
Vi har valgt at lægge vores gratis indkøbsrapport online, som vi håber I vil tage godt imod.
Udfyld formularen og I vil modtage download linket pr. e-mail. For en god orden skyld beder vi jer bekræfte ægtheden af jeres e-mail, for at undgå evt. spam og misbrug af vores rapport.
God fornøjelse.
Vi hører tit følgende:
“.. Vi leaser ikke. Vi har en driftsaftale baseret pr. sidepris. Så vi betaler kun for det vi bruger”.
Dette er præcis grunden til at mange er blevet fanget i en dyr aftale!. I sådanne aftale er der nemlig altid et minimumsforbrug, som I skal betale uagtet hvad.
Hvis man ønsker at lease et selskab, er der tale om en finansiel leasing og aldrig en operationel leasing! Og hvad betyder det så?
Det betyder at I som indkøbere tager 100% risiko for udstyret. Dvs den økonomiske risiko. I betaler det 100% af og vælger man at smide udstyret ud bagefter har udlejer ingen tab.
Omvendt, hvis det var en operationel leasing ville udlejer tage en del af risikoen.
Den bedste sammenligning vi kan komme med er firmabilen. Når jeres leasingaftale er løber ud efter fx 3 år, så repræsenterer bilen stadigvæk en pæn værdi, som leasingsselskabet kan sælge videre.
En kopimaskine eller printer har så hurtig et værditab, at leasingsselskabet vil tabe penge, hvis de forpligtede sig til at hæfte for fx 20% af prisen.
Læs definition af leasing her: http://da.wikipedia.org/wiki/Leasing
Derfor når I bliver tilbudt at opgradere jeres kopimaskine, så sker der blot det – at det I skylder på jeres gamle kopimaskine, bliver overført i den nye aftale som enten bliver forlænget, forhøjet i minimumsforbrug, restgæld eller hvad man vælger at “skrue på”.
Et godt råd!… ligemeget hvilken type kontrakt I bliver tilbudt, så spørg jer selv følgende inden i skriver under:
- Hvad er totalprisen på den nye aftale? (hvad er min minimumsudgift)
- Hvad ville det nye udstyr koste kontant?
- Hvad sker der med det gamle udstyr?
- Hvor meget restgæld bliver refinansieret?
- Har jeg ikke ret til at beholde det gamle udstyr, når jeg nu skal betale restgælden på dem alligevel?
- Hvad med det jeg allerede har betalt på den gamle aftale? Hvad sker der med den sum?
… og husk nu, få altid kontantpriser fra flere, for at undgå en kunstig opskruet listepris.
Vi har længe gået med udfordringen om dels, at skabe et effektivt overblik i større organisationer som er spredt rundt i hele landet og udlandet for den sags skyld – Men også bibeholde dette overblik dynamisk.
Dette måtte vi erkende ikke var muligt, uden at det blev for tidskrævende og dermed også dyrt for vores kunder. I forbindelse med vores eksisterende analyseværktøj EcoWatch videreudviklede vi konceptet til at kunne håndtere moderselskaber, datterselskaber, filialier og afdelinger. På den måde har både vi og kunden mulighed for ganske nemt få overblik over det totale forbrug, økonomi, udnyttelsesgrader og dermed indkøbsbehov.
EcoWatch er udviklet til virksomheder for at blive bedre til at styre hhv. indkøb, udgifter og ressourcer relateret til kopi og print. Målgruppen for EcoWatch er alle som har kopimaskiner og printere. Ingen er for små eller for store!
EcoWatch Dasbhoard
Ovenstående billede er EcoWatch “Instrumentbræt”. Dvs. i dette skærmbillede har indkøbere, kontrakt og driftsansvarlige mulighed for hurtigt, at opdatere sig på driften totalt såvel som i detaljer.
Hvis du mener at EcoWatch vil have en nyttig effekt hos jer, så er I velkomne til at teste det i 30 dage! Klik her:
Copydan og Visivo indgår samarbejde mhp. at konceptudvikle en mere effektiv og tidsbesparende måde, at indrapportere kopisæt mhp at sikre kunsterne en mere reel afregning.
Uvildig indkøbsrådgivning på indkøb af kopi og printudstyr vinder frem!
De seneste 3 år i indkøbsrådgivningsbranchen, har bevist at flere og flere virksomheder, vælger at indgå samarbejde med en uvildig part når man påtænker at indkøbe kopi og printudstyr. Eller for den sags skyld hvis man vil ændre i eksisterende kontrakter.
Det er efterhånden ligeså normalt, som at lade en revisor kigge på regnskab eller hyre en jobkonsulent mhp. at finde den rette kandidat. Ikke kun for at spare penge, men ligeså meget for at gøre det man er bedst til. Ved at samarbejde med en ekspertrådgiver, sikrer man sig en kompetent og opdateret viden, som man selv skulle have brugt megen tid på at opbygge.
+5.000 kontraktforhandlinger giver en god erfaring.
Visivo har nu gennemført utallige kontraktforhandlinger for både nationale samt internationale virksomheder og udnyttet sin 13-årige erfaring fra deltagelse i mere end +5.000 kontrakt-forhandlinger.
Dette har medført enorme besparelser indenfor både det offentlige, MEN især på det private marked. Besparelser som nu er allokeret til andre områder med det klare formål, at forretningsudvikle vores kunders kerneprodukter.
Dermed har vi aktivt kunne hjælpe vores kunder med, at nedbringe omkostninger som ikke berører deres primære drift og derved skabe en højere indtjening. Dette er vi stolte af.
Vores ydelser som uvildige rådgivere indenfor mange indkøbsområder har været meget efterspurgte, herunder især vores speciale indenfor kopimaskiner & printere.
Dette har medført at vores ekspertviden har været udnyttet af medierne, bl.a. Børsen, Erhvervsbladet, DR-kontant samt ikke mindst Ekstrabladet, som benyttede vores dybdegående kendskab til, at analysere mere end 100 offentlige kopi og printkontrakter som Ekstrabladet havde fået aktindsigt i.
Konklusionen var, som I måske allerede ved, skræmmende, da det offentlige generelt betaler alt for meget til deres kopi og printdrift.
Synlighed og gennemsigtighed
Visivo´s formål, er at skabe gennemsigtighed i hhv. indkøb og drift relateret til kopi og printdriften.
Vores klare mål er at begrænse kundens omkostning til dette område, samt effektivisere dokumentrelateret processer. Samt konstant have et vågent øje med driften så vi proaktivt kan reagere før den negative udvikling bliver for dyr.
Derfor har vi 2 nyheder som præsenteres i denne måned.
- Strategisk samarbejde med Copydan
- Konceptudvikling af indscanningsprojekt i forbindelse med indrapportering af elevmateriale til at sikre kunsternes rettigheder.
- Lancering af EcoWatch
- Det første uvildige og producentuafhængige værktøj til at overvåge og styre kopi og printdriften. Alt fra kontraktstyring til udgiftskontrol og automatisk alarmering når områder i driften kræver fokus.
Uddrag fra Copydan årsberetning:
Besparende software
Ny software til kopimaskiner vil spare kunderne tid og sikre endnu mere nøjagtig fordeling af penge til rettighedshaverne
I dag udbetaler og fordeler vi penge på baggrund af manuelle undersøgelser og indrapporteringer. Det er tidskrævende for kunderne – lærere, ansatte i virksomheder, kommuner og staten mv. – og det kræver mange ressourcer at gennemføre undersøgelserne.
Derfor har vi indgået et samarbejde med it-virksomheden VISIVO om at udvikle software der automatisk kan aflæse og behandle data fra kopimaskinerne rundt omkring i virksomheder og på uddannelsesinstitutioner.
Software, der kan aflæse, hvor mange kopier der tages på de enkelte maskiner, er allerede produceret og testes i øjeblikket. Herefter vil udviklingsarbejdet fortsætte for at opnå den mest optimale løsning for alle parter. Håbet for fremtiden er, at oplysninger om, hvor mange kopier og hvilke materialer, der benyttes, automatisk kan formidles til Tekst & Node.
Kilde: Copydan årsberetning
Slut med tidskrævende og manuelle analyser!
Idet Visivo´s kunder bliver større og større, herunder internationale, bliver analysen af nuværende printløsninger mere omfangsrige samt tidskrævende. Dokumentation samt analyse af printdata har hidtil stadig været meget manuel, hvilke gør disse analyser omkostningstunge. Herunder var det umuligt at få ALLE de oplysninger som kunne være relevante.
Flere og flere leverandører tilbyder software til, at håndtere forskellige områder af kopi og printdriften, men primært den hardwaremæssige del. Dvs. systemer til at vise status på tonere, papir, udstyr etc. Dette er systemer som fx Canon E-Maintenance, HP Jet-Direct, Ricoh Smart Net Monitor med flere.
Fællesnævner for denne software er, at disse er udviklet fra en leverandørs synspunkt til dels at overvåge maskinernes status men også mhp at sikre, at kunderne benytter originale forbrugsstoffer fra dem og ikke konkurrenter.
Forbrugsstoffer som kan anskaffes til langt billigere penge andre steder, både som originale og uoriginale.
En anden fællesnævner er producentafhængigheden. Systemerne er bygget op omkring eget mærke, hvilket gør at man primært kun, kan overvåge leverandørens produkt. Har man en blanding af flere producentmærker, som fx Canon, Konica Minolta og HP vil det kræve 3 forskellige programmer, hvilket ville besværliggøre en smidig driftsstyring.
Leverandørens gratis værktøj tilgodeser kun leverandøren og ikke kunden!
Problemet er dog en helt anden. Nemlig at der ikke bliver målt på det relevante. Nemlig hvor god kunden er til at få værdi for pengene og ikke mindst synliggøre det reelle indkøbsbehov.
Visivo undersøgte derfor i 1½ år, markedet i hele verdenen, som først og fremmest skulle måle på alle enheder uanset producentmærke. Herunder producere data, som ikke blev målt i ovennævnte software idet disse oplysninger måske ikke tjente leverandørens bedste og derfor ville være belejligt at undgå kundernes opmærksomhed, såsom oppetider, responstider, antal nedbrud e.t.c.
Visivo testede i dette forløb flere software-løsninger, herunder diverse løsninger fra PrintAudit, Callisto, Xerox og mange flere.
Udvikling af eget analyseværktøj til at overvåge driften OG leverandøren!
Derfor besluttede vi at udvikle vores eget analysesoftware. Dette skulle opfylde ovennævnte, samt ikke mindst være udviklet for kundernes og dermed indkøbernes interesse.
Herunder skulle fokus OGSÅ være målrettet den økonomiske del, ved ex. udnyttelses-grader af kontrakten, kontraktværdier, indfrielsesbeløb o.s.v.
Dette har efter kundernes mening været den mest fordelagtige information de har benyttet sig af. Ikke mindst fordi unødige indkøb nu kan minimeres og endnu større besparelser kan iværksættes.
Softwaren har været igennem en omfattende udvikling med vores kunder som aktive medudviklere. Men vi er stolte af at kunne præsentere resultatet nu. Softwaren er benævnt EcoWatchTM.
Det er allerede testet af flere virksomheder som har ønsket at implementere det permanent, hvilket pt. medfører at EcoWatch analyserer +1.000 printere & kopimaskiner, såvel hos små virksomheder som store. Herunder er Køge Kommune en af disse kunder som benytter dette og som har benyttet disse informationer i at udskifte hele kommunens enheder.
Ønskes der nærmere information kan der henvises til http://www.ecowatch.dk/ eller kontakte Henrik Lundsholm på 3111 5050.
Visivo ApS – Henrik Lundsholm – 31115050 – lundsholm@visivo.dk – http://www.visivo.dk
http://www.pressport.dk/pressrelease_read.aspx?id=5374
PressPort® 2008 – 31-05-2008 19:28:14
Visivo blog 