Fokus på indkøb og drift
Vi har valgt at lægge vores gratis indkøbsrapport online, som vi håber I vil tage godt imod.
Udfyld formularen og I vil modtage download linket pr. e-mail. For en god orden skyld beder vi jer bekræfte ægtheden af jeres e-mail, for at undgå evt. spam og misbrug af vores rapport.
God fornøjelse.
Vi hører tit følgende:
“.. Vi leaser ikke. Vi har en driftsaftale baseret pr. sidepris. Så vi betaler kun for det vi bruger”.
Dette er præcis grunden til at mange er blevet fanget i en dyr aftale!. I sådanne aftale er der nemlig altid et minimumsforbrug, som I skal betale uagtet hvad.
Hvis man ønsker at lease et selskab, er der tale om en finansiel leasing og aldrig en operationel leasing! Og hvad betyder det så?
Det betyder at I som indkøbere tager 100% risiko for udstyret. Dvs den økonomiske risiko. I betaler det 100% af og vælger man at smide udstyret ud bagefter har udlejer ingen tab.
Omvendt, hvis det var en operationel leasing ville udlejer tage en del af risikoen.
Den bedste sammenligning vi kan komme med er firmabilen. Når jeres leasingaftale er løber ud efter fx 3 år, så repræsenterer bilen stadigvæk en pæn værdi, som leasingsselskabet kan sælge videre.
En kopimaskine eller printer har så hurtig et værditab, at leasingsselskabet vil tabe penge, hvis de forpligtede sig til at hæfte for fx 20% af prisen.
Læs definition af leasing her: http://da.wikipedia.org/wiki/Leasing
Derfor når I bliver tilbudt at opgradere jeres kopimaskine, så sker der blot det – at det I skylder på jeres gamle kopimaskine, bliver overført i den nye aftale som enten bliver forlænget, forhøjet i minimumsforbrug, restgæld eller hvad man vælger at “skrue på”.
Et godt råd!… ligemeget hvilken type kontrakt I bliver tilbudt, så spørg jer selv følgende inden i skriver under:
… og husk nu, få altid kontantpriser fra flere, for at undgå en kunstig opskruet listepris.
Vi har længe gået med udfordringen om dels, at skabe et effektivt overblik i større organisationer som er spredt rundt i hele landet og udlandet for den sags skyld – Men også bibeholde dette overblik dynamisk.
Dette måtte vi erkende ikke var muligt, uden at det blev for tidskrævende og dermed også dyrt for vores kunder. I forbindelse med vores eksisterende analyseværktøj EcoWatch videreudviklede vi konceptet til at kunne håndtere moderselskaber, datterselskaber, filialier og afdelinger. På den måde har både vi og kunden mulighed for ganske nemt få overblik over det totale forbrug, økonomi, udnyttelsesgrader og dermed indkøbsbehov.
EcoWatch er udviklet til virksomheder for at blive bedre til at styre hhv. indkøb, udgifter og ressourcer relateret til kopi og print. Målgruppen for EcoWatch er alle som har kopimaskiner og printere. Ingen er for små eller for store!
EcoWatch Dasbhoard
Ovenstående billede er EcoWatch “Instrumentbræt”. Dvs. i dette skærmbillede har indkøbere, kontrakt og driftsansvarlige mulighed for hurtigt, at opdatere sig på driften totalt såvel som i detaljer.
Hvis du mener at EcoWatch vil have en nyttig effekt hos jer, så er I velkomne til at teste det i 30 dage! Klik her:
Copydan og Visivo indgår samarbejde mhp. at konceptudvikle en mere effektiv og tidsbesparende måde, at indrapportere kopisæt mhp at sikre kunsterne en mere reel afregning.
Uvildig indkøbsrådgivning på indkøb af kopi og printudstyr vinder frem!
De seneste 3 år i indkøbsrådgivningsbranchen, har bevist at flere og flere virksomheder, vælger at indgå samarbejde med en uvildig part når man påtænker at indkøbe kopi og printudstyr. Eller for den sags skyld hvis man vil ændre i eksisterende kontrakter.
Det er efterhånden ligeså normalt, som at lade en revisor kigge på regnskab eller hyre en jobkonsulent mhp. at finde den rette kandidat. Ikke kun for at spare penge, men ligeså meget for at gøre det man er bedst til. Ved at samarbejde med en ekspertrådgiver, sikrer man sig en kompetent og opdateret viden, som man selv skulle have brugt megen tid på at opbygge.
+5.000 kontraktforhandlinger giver en god erfaring.
Visivo har nu gennemført utallige kontraktforhandlinger for både nationale samt internationale virksomheder og udnyttet sin 13-årige erfaring fra deltagelse i mere end +5.000 kontrakt-forhandlinger.
Dette har medført enorme besparelser indenfor både det offentlige, MEN især på det private marked. Besparelser som nu er allokeret til andre områder med det klare formål, at forretningsudvikle vores kunders kerneprodukter.
Dermed har vi aktivt kunne hjælpe vores kunder med, at nedbringe omkostninger som ikke berører deres primære drift og derved skabe en højere indtjening. Dette er vi stolte af.
Vores ydelser som uvildige rådgivere indenfor mange indkøbsområder har været meget efterspurgte, herunder især vores speciale indenfor kopimaskiner & printere.
Dette har medført at vores ekspertviden har været udnyttet af medierne, bl.a. Børsen, Erhvervsbladet, DR-kontant samt ikke mindst Ekstrabladet, som benyttede vores dybdegående kendskab til, at analysere mere end 100 offentlige kopi og printkontrakter som Ekstrabladet havde fået aktindsigt i.
Konklusionen var, som I måske allerede ved, skræmmende, da det offentlige generelt betaler alt for meget til deres kopi og printdrift.
Synlighed og gennemsigtighed
Visivo´s formål, er at skabe gennemsigtighed i hhv. indkøb og drift relateret til kopi og printdriften.
Vores klare mål er at begrænse kundens omkostning til dette område, samt effektivisere dokumentrelateret processer. Samt konstant have et vågent øje med driften så vi proaktivt kan reagere før den negative udvikling bliver for dyr.
Derfor har vi 2 nyheder som præsenteres i denne måned.
Uddrag fra Copydan årsberetning:
Besparende software
Ny software til kopimaskiner vil spare kunderne tid og sikre endnu mere nøjagtig fordeling af penge til rettighedshaverne
I dag udbetaler og fordeler vi penge på baggrund af manuelle undersøgelser og indrapporteringer. Det er tidskrævende for kunderne – lærere, ansatte i virksomheder, kommuner og staten mv. – og det kræver mange ressourcer at gennemføre undersøgelserne.
Derfor har vi indgået et samarbejde med it-virksomheden VISIVO om at udvikle software der automatisk kan aflæse og behandle data fra kopimaskinerne rundt omkring i virksomheder og på uddannelsesinstitutioner.
Software, der kan aflæse, hvor mange kopier der tages på de enkelte maskiner, er allerede produceret og testes i øjeblikket. Herefter vil udviklingsarbejdet fortsætte for at opnå den mest optimale løsning for alle parter. Håbet for fremtiden er, at oplysninger om, hvor mange kopier og hvilke materialer, der benyttes, automatisk kan formidles til Tekst & Node.
Kilde: Copydan årsberetning
Slut med tidskrævende og manuelle analyser!
Idet Visivo´s kunder bliver større og større, herunder internationale, bliver analysen af nuværende printløsninger mere omfangsrige samt tidskrævende. Dokumentation samt analyse af printdata har hidtil stadig været meget manuel, hvilke gør disse analyser omkostningstunge. Herunder var det umuligt at få ALLE de oplysninger som kunne være relevante.
Flere og flere leverandører tilbyder software til, at håndtere forskellige områder af kopi og printdriften, men primært den hardwaremæssige del. Dvs. systemer til at vise status på tonere, papir, udstyr etc. Dette er systemer som fx Canon E-Maintenance, HP Jet-Direct, Ricoh Smart Net Monitor med flere.
Fællesnævner for denne software er, at disse er udviklet fra en leverandørs synspunkt til dels at overvåge maskinernes status men også mhp at sikre, at kunderne benytter originale forbrugsstoffer fra dem og ikke konkurrenter.
Forbrugsstoffer som kan anskaffes til langt billigere penge andre steder, både som originale og uoriginale.
En anden fællesnævner er producentafhængigheden. Systemerne er bygget op omkring eget mærke, hvilket gør at man primært kun, kan overvåge leverandørens produkt. Har man en blanding af flere producentmærker, som fx Canon, Konica Minolta og HP vil det kræve 3 forskellige programmer, hvilket ville besværliggøre en smidig driftsstyring.
Leverandørens gratis værktøj tilgodeser kun leverandøren og ikke kunden!
Problemet er dog en helt anden. Nemlig at der ikke bliver målt på det relevante. Nemlig hvor god kunden er til at få værdi for pengene og ikke mindst synliggøre det reelle indkøbsbehov.
Visivo undersøgte derfor i 1½ år, markedet i hele verdenen, som først og fremmest skulle måle på alle enheder uanset producentmærke. Herunder producere data, som ikke blev målt i ovennævnte software idet disse oplysninger måske ikke tjente leverandørens bedste og derfor ville være belejligt at undgå kundernes opmærksomhed, såsom oppetider, responstider, antal nedbrud e.t.c.
Visivo testede i dette forløb flere software-løsninger, herunder diverse løsninger fra PrintAudit, Callisto, Xerox og mange flere.
Udvikling af eget analyseværktøj til at overvåge driften OG leverandøren!
Derfor besluttede vi at udvikle vores eget analysesoftware. Dette skulle opfylde ovennævnte, samt ikke mindst være udviklet for kundernes og dermed indkøbernes interesse.
Herunder skulle fokus OGSÅ være målrettet den økonomiske del, ved ex. udnyttelses-grader af kontrakten, kontraktværdier, indfrielsesbeløb o.s.v.
Dette har efter kundernes mening været den mest fordelagtige information de har benyttet sig af. Ikke mindst fordi unødige indkøb nu kan minimeres og endnu større besparelser kan iværksættes.
Softwaren har været igennem en omfattende udvikling med vores kunder som aktive medudviklere. Men vi er stolte af at kunne præsentere resultatet nu. Softwaren er benævnt EcoWatchTM.
Det er allerede testet af flere virksomheder som har ønsket at implementere det permanent, hvilket pt. medfører at EcoWatch analyserer +1.000 printere & kopimaskiner, såvel hos små virksomheder som store. Herunder er Køge Kommune en af disse kunder som benytter dette og som har benyttet disse informationer i at udskifte hele kommunens enheder.
Ønskes der nærmere information kan der henvises til http://www.ecowatch.dk/ eller kontakte Henrik Lundsholm på 3111 5050.
Visivo ApS – Henrik Lundsholm – 31115050 – lundsholm@visivo.dk – http://www.visivo.dk
http://www.pressport.dk/pressrelease_read.aspx?id=5374
PressPort® 2008 – 31-05-2008 19:28:14
24. jan. 2006 18.00 Opdat.: 24. jan. 2006 17.32
Institutioner og organisationer bliver taget ved næsen af smarte sælgere, der lokker med leasingaftaler på kopimaskiner og tilbehør.
Hvert år betaler den danske afdeling af Amnesty International 540.000 kroner for sine fotokopier, prisen er fastsat i en leasingaftale med firmaet Officegroup. Sidste år bad Amnesty konsulentfirmaet Indkøbsringen om en uafhængig vurdering af aftalen.
Indkøbsringens dom var klar. Amnesty betaler 200.000 kroner for meget for sine kopier hvert år.
Bordet fanger
På den baggrund bad Amnesty om et møde med Officegroup.
– Det var ikke noget rar oplevelse, for de var meget arrogante og nedladende, og de var på ingen måde villige til at skabe bedre kontraktforhold for os, selv om vi synes, at vi havde gode argumenter for det, fortæller Amnestys generalsekretær, Lars Normann Jørgensen.
Bordet fanger altså for Amnesty, og i de seks år kontrakten løber, må organisationen betale næsten en million kroner mere end nødvendigt for sine kopier.
Skjult optagelse
Med skjulte optagelser på et fritidshjem vil Kontant undersøge, hvad det er, Officegroups sælgere lover potentielle kunder. Før sælgeren ankommer, beder vi Jackie Vest Olsen fra konsulentfirmaet Visivo om at undersøge, hvad institutionen overhovedet har behov for.
Han anbefaler, at institutionen køber en ny sort/hvid kopimaskine til 5-10.000 kroner og beholder den farveprinter, de allerede har. Efter salget kan man lave en serviceaftale på maskinen. Det betyder, at servicefirmaet eksempelvis står for udskiftning af toner og for reparationer. En sådan aftale vil koste ca. 15 øre for hver kopi, der tages.
Dyr og bindende kontrakt
På de skjulte optagelser foreslår sælgeren fra Officegroup imidlertid, at fritidshjemmet leaser en maskine hos Officegroup. Fordelen ved det skulle være, at man til hver en tid kan ændre aftalen. Og han lover tilmed, at det vil være den billigste løsning. Månedslejen er 1300 kroner om måneden alt inklusivt.
Kontant beder Jackie Vest Olsen fra Visivo om at kigge på kontrakten og på de skjulte optagelser og vurdere de løfter Kontants medarbejder får.
– Han glemmer at fortælle, at lige så snart at du skifter et produkt, så kommer du til at betale for det ekstra produkt, der kommer ind i aftalen. Og en aftale, som koster hele 21.645 kroner om året er en meget dyr løsning, siger Jackie Vest Olsen.
Børnehave lokket af sælgere
Officegroup er ikke det eneste firma, der smører tykt på, når det forsøger at afsætte leasingkontrakter. Hos Bellahøj Børnehave i København var det to sælgere fra firmaet PrintGruppen, der kom forbi med et tilbud. Sælgerne ville lease et luftfilter til kopimaskinen. Det skulle sørge for, at medarbejdere og børn ikke bliver syge af de store mængder farlige stoffer, som sælgerne siger at institutionens kopimaskine blæser ud.
– De virkede rigtigt tillidsvækkende, og jeg var slet ikke i tvivl om, at der var rigtigt, det de sagde. Maskinen skulle tage de skadelige stoffer, sådan at der ville blive renere luft til børn og voksne. Og det syntes jeg jo lød som en rigtig god ide. fortæller Birthe Meyer, der er institutionens sikkerhedsrepræsentant.
Lover returret
Sælgernes løfter blev endnu bedre, da børnehavens leder Mia Pedersen blev inddraget.
– Hvis ikke vi var interesserede i det i løbet af et år, så kunne vi sige det fra, så det kostede os ikke noget det første år. Og vi skal jo hele tiden tænke på at have et godt miljø, og at der ikke er nogen dampe og gifte, der slipper ud, når man er i en institution, fortæller Mia Pedersen.
Mie Petersen skriver under på en leasing-kontrakt med PrintGruppen. Den underskrift skal dog vise sig at blive særdeles dyr for børnehaven. Institutionen binder sig nemlig for en periode på seks år. På den måde kommer den til at betale 52.000 kroner for et miljøfilter, som reelt koster omkring 10.000 kroner.
Forargeligt
Konsulent Jackie Vest Olsen fra Konsulentfirmaet Visivo er forarget.
– Det er dybt forargeligt, når man tænker på, det er en børnehave. Tænk på hvad du kan få for 52.000 kroner. Jeg er forarget. De er ikke bare blevet snydt, de er blevet taget med bukserne nede og snurret rundt fem gange, siger Jackie Vest Olsen fra konsulentfirmaet Visivo
Børnehaven har forsøgt at komme af med det dyre leasede filter. Men PrintGruppens direktør Jens Højberg fastholder, at børnehaven har skrevet under på en kontrakt, der løber i seks år.
Kontant har forsøgt at få en kommentar fra de to firmaer, men de vil ikke interviewes.
CRN Nyheder
Visivo blog 